Akt Poświadczenia Dziedziczenia – notarialna alternatywa dla postępowania sądowego

Uregulowanie spraw spadkowych po śmierci bliskiej osoby jest koniecznością, z którą prędzej czy później musi zmierzyć się większość z nas. W polskim systemie prawnym istnieją dwie równorzędne drogi potwierdzenia praw do spadku: sądowe stwierdzenie nabycia spadku oraz notarialny akt poświadczenia dziedziczenia (APD). Choć skutek obu dokumentów jest tożsamy – wykazują one, kto i w jakim udziale dziedziczy po zmarłym – droga notarialna jest zazwyczaj znacznie szybsza.

Poniższy artykuł wyjaśnia, jak wygląda procedura sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia, jakie dokumenty są wymagane oraz o czym należy pamiętać po wizycie w kancelarii, zwłaszcza w kontekście banków i ksiąg wieczystych.

Czym jest akt poświadczenia dziedziczenia?

Akt poświadczenia dziedziczenia to dokument urzędowy sporządzony przez notariusza, który potwierdza krąg spadkobierców oraz przysługujące im udziały w spadku. Dokument ten ma taką samą moc prawną jak prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku.

Aby jednak notariusz mógł dokonać tej czynności, muszą zostać spełnione łącznie dwa podstawowe warunki:

• Brak sporu: Wszyscy spadkobiercy muszą być zgodni co do kręgu osób dziedziczących oraz tytułu powołania do spadku (ustawa lub testament).
• Obecność wszystkich spadkobierców: Przy sporządzaniu aktu muszą być obecni jednocześnie wszyscy spadkobiercy (ustawowi i testamentowi). Jeżeli choćby jedna osoba nie może stawić się w kancelarii lub nie zgadza się na dokonanie czynności, w wyniku której otrzyma inny udział w spadku niż taki, który w jego ocenie mu się należy, to notariusz odmówi dokonania czynności i odeśle strony na drogę sądową.

Kiedy notariusz nie może sporządzić aktu?

Mimo zgody spadkobierców, istnieją sytuacje, w których przepisy prawa uniemożliwiają notariuszowi działanie. Aktu poświadczenia dziedziczenia nie można sporządzić, gdy:

• spadek został otwarty (czyli nastąpiła śmierć spadkodawcy) przed 1 lipca 1984 roku;
• spadkodawca był cudzoziemcem lub zamieszkiwał na stałe za granicą i nie zachodzi jurysdykcja krajowa;
• został sporządzony testament ustny, który nie został jeszcze potwierdzony prawomocnym orzeczeniem sądu.

Przygotowanie do wizyty: wymagane dokumenty

Każdy przypadek jest rozpatrywany indywidualnie, dlatego przed wizytą w kancelarii warto skonsultować się z notariuszem. Standardowo jednak do sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia niezbędne są:

• Odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy oraz jego numer PESEL.
• Akty stanu cywilnego spadkobierców wykazujące pokrewieństwo i uprawnienie do dziedziczenia:
  • odpisy skrócone aktów urodzenia (dla dzieci/wnuków, którzy nie zmieniali nazwiska rodowego);
  • odpisy skrócone aktów małżeństwa (dla małżonka oraz dzieci/wnuków, którzy zmienili nazwisko po zawarciu związku małżeńskiego).
• Testamenty: Jeśli zmarły pozostawił testament (lub testamenty), należy przedłożyć je w oryginale.
• Numery Ksiąg Wieczystych: Jeżeli w skład spadku wchodzą nieruchomości, notariusz poprosi o wskazanie numerów ich ksiąg wieczystych w celu weryfikacji stanu prawnego.
• Dane osobowe spadkobierców: Imiona, nazwiska, imiona rodziców, numery PESEL, adresy zamieszkania oraz numery i daty ważności dokumentów tożsamości.

Przebieg czynności notarialnej

Sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia to proces, na który składa się kilka powiązanych ze sobą czynności notarialnych, dokonywanych na jednym spotkaniu.

1. Otwarcie i ogłoszenie testamentu

Jeżeli spadkodawca pozostawił testament, procedura rozpoczyna się od jego otwarcia i ogłoszenia. Jest to czynność techniczna, z której notariusz sporządza odrębny protokół.

Notariusz dokonuje także sprawdzenia, czy w Notarialnym Rejestrze Testamentów został zarejestrowany testament danego spadkodawcy i z takiego przeszukania sporządza protokół.

2. Oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku

Kształt tej części zależy od czasu, jaki upłynął od otwarcia spadku (śmierci spadkodawcy):

• Do 6 miesięcy: Spadkobierca może złożyć oświadczenie o przyjęciu spadku wprost, przyjęciu z dobrodziejstwem inwentarza lub o odrzuceniu spadku.
• Powyżej 6 miesięcy: Jeżeli spadkobierca nie złożył w tym terminie żadnego oświadczenia, zgodnie z prawem przyjmuje się, że przyjęcie spadku nastąpiło z dobrodziejstwem inwentarza.

3. Protokół dziedziczenia

Jest to kluczowy etap, stanowiący podstawę dla późniejszego aktu. Notariusz w obecności wszystkich zainteresowanych odbiera od nich zapewnienia spadkowe. Weryfikuje m.in. krąg spadkobierców oraz stopień pokrewieństwa.

4. Sporządzenie i rejestracja Aktu Poświadczenia Dziedziczenia (APD)

Po odebraniu oświadczeń i podpisaniu protokołu, notariusz sporządza właściwy akt poświadczenia dziedziczenia. Dokument ten nabiera mocy prawnej z chwilą zarejestrowania go przez notariusza w Rejestrze Spadkowym.

Skutki prawne i dalsze formalności (Banki i Nieruchomości)

Uzyskanie zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia to moment zwrotny, który otwiera spadkobiercom drogę do przejęcia majątku. Warto jednak wiedzieć, jak wygląda to w praktyce:

Odblokowanie środków w banku

Zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia jest dokumentem w pełni honorowanym przez instytucje finansowe. To na jego podstawie (po przedłożeniu w oddziale banku) następuje wypłata środków zgromadzonych na rachunkach zmarłego oraz zamknięcie tych rachunków. Bank nie ma prawa żądać w tej sytuacji sądowego postanowienia.

Zmiany w Księgach Wieczystych

Należy pamiętać, że samo sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia, mimo wskazania w protokole dziedziczenia numerów ksiąg wieczystych, nie powoduje automatycznej zmiany wpisów w dziale II księgi wieczystej (Własność). Notariusz ma obowiązek przesłać do właściwego sądu wieczystoksięgowego wyłącznie zawiadomienie o zmianie właściciela, jednak jest to czynność o charakterze informacyjnym.

Spadkobierca ma obowiązek ujawnić swoje prawo własności w księdze wieczystej. Co do zasady powinien to zrobić składając wniosek samodzielnie w sądzie (na formularzu KW-WPIS).

Obowiązki podatkowe – zgłoszenie do Urzędu Skarbowego

Ostatnim, ale niezwykle ważnym krokiem jest wizyta w Urzędzie Skarbowym. Choć notariusz poucza o tym obowiązku, to samo zgłoszenie leży w gestii spadkobierców.

Dla najbliższej rodziny (tzw. zerowa grupa podatkowa: małżonek, zstępni, wstępni, pasierb, rodzeństwo, ojczym, macocha) istnieje możliwość skorzystania z całkowitego zwolnienia z podatku od spadków i darowizn. Warunkiem koniecznym jest złożenie formularza SD-Z2 w nieprzekraczalnym terminie 6 miesięcy. Termin ten w przypadku APD liczy się od dnia zarejestrowania aktu w Rejestrze Spadkowym.