Czym jest „czynność notarialna" – przegląd najważniejszych rodzajów

„Czynność notarialna" to formalne działanie dokonane przez notariusza (osobę zaufania publicznego) w przewidzianej prawem formie, przede wszystkim w celu nadania oświadczeniom stron szczególnej mocy dowodowej i bezpieczeństwa obrotu prawnego. Podstawowym aktem regulującym ten obszar jest ustawa – Prawo o notariacie. W praktyce pojęcie „czynności notarialnej" obejmuje nie tylko sporządzenie aktu notarialnego, ale także szereg innych działań, które klienci kancelarii notarialnych spotykają przy sprawach majątkowych, rodzinnych i firmowych.

Poniższy artykuł ma charakter informacyjny i opisowy – nie stanowi porady prawnej ani rekomendacji w konkretnej sprawie.

Dlaczego czynności notarialne są „szczególne"?

Czynności notarialne różnią się od zwykłej umowy „na kartce" tym, że:

• są sporządzane przez notariusza według ściśle określonych wymogów (m.in. weryfikacja tożsamości, zdolności do czynności prawnych, treści oświadczeń, zgodności z prawem),
• dokumenty notarialne mają status dokumentów urzędowych (co wzmacnia ich znaczenie dowodowe),
• w określonych przypadkach forma notarialna jest warunkiem ważności czynności (np. przy przeniesieniu własności nieruchomości),
• część aktów notarialnych może stanowić tytuł egzekucyjny (po spełnieniu przesłanek procesowych) – najczęściej dotyczy to oświadczeń o poddaniu się egzekucji.

Z perspektywy klienta kancelarii notarialnej najważniejsze jest to, że notariusz nie tylko „spisuje", ale działa w reżimie ustawowym: ma obowiązek zachowania bezstronności, wyjaśnienia treści czynności, a w sytuacjach przewidzianych prawem – także obowiązek odmowy dokonania czynności sprzecznej z prawem.

Akt notarialny – najczęstsza i najbardziej „uroczysta" forma

Czym jest akt notarialny?

Akt notarialny to podstawowa forma czynności notarialnej: dokument sporządzony przez notariusza, zawierający oświadczenia stron, opis okoliczności oraz elementy wymagane prawem (m.in. datę, miejsce, oznaczenie stron, treść oświadczeń, podpisy).

Kiedy spotyka się akt notarialny?

Najczęściej przy sprawach o dużej wadze majątkowej lub tam, gdzie prawo wymaga tej formy. Typowe przykłady (ogólnie, bez przesądzania o konkretnej sytuacji):

• sprzedaż, darowizna, zamiana nieruchomości (przeniesienie własności),
• ustanowienie hipoteki,
• umowy majątkowe małżeńskie (np. rozdzielność majątkowa),
• umowy spółek w niektórych typach i konfiguracjach (np. zmiany umowy spółki wymagające formy aktu),
• oświadczenia o poddaniu się egzekucji (często w obrocie gospodarczym, najmie instytucjonalnym, zabezpieczeniach).

Co interesuje klientów w praktyce?

• Dokumenty i dane: tożsamość, numery ksiąg wieczystych, podstawy nabycia, dane spółek, pełnomocnictwa itp.
• Skutki wpisów do rejestrów: przy nieruchomościach notariusz często składa wniosek do księgi wieczystej.
• Koszty: oprócz taksy notarialnej pojawiają się czasem podatki (np. PCC) i opłaty sądowe.

Protokół notarialny – gdy ważne jest „wierne udokumentowanie" zdarzenia

Czym jest protokół?

Protokół notarialny służy urzędowemu opisaniu przebiegu określonej czynności lub zdarzenia, np. stawiennictwa, złożenia oświadczenia, otwarcia i ogłoszenia testamentu, przebiegu zgromadzenia, losowania, okazania dokumentu.

Do czego bywa wykorzystywany?

Klienci kancelarii spotykają protokoły m.in. w sprawach firmowych i organizacyjnych, gdy istotne jest, aby niezależna osoba urzędowo opisała przebieg wydarzeń (np. uchwały, przebieg zgromadzenia, przyjęcie oświadczeń).

Poświadczenia notarialne – „urzędowe potwierdzenie" określonego faktu

Poświadczenia to bardzo częsta grupa czynności notarialnych. Ich wspólny mianownik: notariusz poświadcza (czyli urzędowo potwierdza) określony fakt w granicach przewidzianych prawem.

Najpopularniejsze rodzaje poświadczeń

1. Poświadczenie własnoręczności podpisu

   Notariusz potwierdza, że podpis na dokumencie został złożony przez wskazaną osobę (zwykle w obecności notariusza). Taka forma bywa wymagana np. przez banki, kontrahentów, zagraniczne instytucje albo w pewnych procedurach rejestrowych.

2. Poświadczenie zgodności odpisu/kopii z okazanym dokumentem

   Notariusz poświadcza, że kopia jest zgodna z przedstawionym oryginałem (lub urzędowo poświadczonym odpisem). To przydatne, gdy nie chcemy pozostawiać oryginałów w różnych instytucjach.

3. Poświadczenie daty okazania dokumentu (tzw. „data pewna" w ustawowym znaczeniu)

   W określonych sytuacjach istotne jest, aby mieć urzędowo potwierdzony moment, w którym dokument został okazany notariuszowi. W obrocie prawnym może to wzmacniać pewność co do „istnienia dokumentu" w dacie poświadczenia.

4. Poświadczenie pozostawania przy życiu / w określonym miejscu

   Spotykane np. w sprawach świadczeń zagranicznych (emerytury/renty), gdy zagraniczny organ wymaga urzędowego potwierdzenia.

Co ważne: poświadczenie z reguły nie „ocenia" treści dokumentu tak jak akt notarialny – dotyczy konkretnego faktu (podpisu, zgodności kopii, daty okazania).

Akty poświadczenia dziedziczenia – notarialna droga potwierdzenia spadkobrania

Czym jest akt poświadczenia dziedziczenia?

To dokument sporządzany przez notariusza, który potwierdza krąg spadkobierców i ich udziały – jako alternatywa dla sądowego stwierdzenia nabycia spadku (w granicach dopuszczonych prawem). Co do zasady akt ten jest następnie rejestrowany w odpowiednim rejestrze.

Dlaczego klienci o to pytają?

Bo jest to często szybsza (organizacyjnie) ścieżka uregulowania spraw spadkowych, jeśli stan faktyczny i prawny pozwala na czynność u notariusza (np. co do zgodności osób zainteresowanych i braku sporów). W praktyce ważne są dokumenty stanu cywilnego, dane spadkodawcy, informacje o testamentach i o osobach uprawnionych.

Depozyt notarialny – bezpieczne złożenie pieniędzy lub dokumentów

Na czym polega depozyt notarialny?

Notariusz może przyjąć do depozytu określone wartości (najczęściej środki pieniężne) w związku z konkretną czynnością, aby zostały wydane uprawnionej osobie po spełnieniu warunków wskazanych w protokole/umowie depozytowej.

W jakich sytuacjach jest przydatny?

Klienci interesują się depozytem notarialnym szczególnie przy transakcjach, w których liczy się bezpieczeństwo rozliczenia (np. gdy strony uzależniają wypłatę od spełnienia warunków, takich jak przedłożenie dokumentu, wpis w księdze wieczystej, wydanie lokalu). Depozyt nie jest „kontem powierniczym banku", ale mechanizmem uregulowanym w ramach czynności notarialnych.

Wypisy, odpisy, wyciągi – czyli „egzemplarze" dokumentów notarialnych

Po dokonaniu czynności notarialnej klienci najczęściej posługują się nie „oryginałem", lecz wypisem aktu notarialnego. To wypis jest w obrocie prawnym standardowym dokumentem okazywanym w banku, urzędzie czy sądzie. Notariusz może też sporządzać odpisy i wyciągi – w zależności od rodzaju dokumentu i potrzeb.

Praktyczna uwaga z punktu widzenia klientów: liczba wypisów ma znaczenie organizacyjne (np. dla banku, stron, urzędów), a czasem wpływa na koszty.

Co jeszcze interesuje klientów kancelarii notarialnej?

Weryfikacja tożsamości i pełnomocnictw

Notariusz działa na podstawie dokumentów i oświadczeń stron, ale w ramach ustawowych obowiązków weryfikuje tożsamość, a w przypadku działania przez pełnomocnika – bada umocowanie i formę pełnomocnictwa (czasem wymagana jest forma szczególna).

Obowiązek odczytania i wyjaśnienia treści

Co do zasady dokument jest odczytywany, a notariusz wyjaśnia znaczenie postanowień w sposób zrozumiały. Klienci mogą zadawać pytania o brzmienie zapisów, definicje, konsekwencje formalne.

Język czynności

Jeżeli strona nie zna języka polskiego w stopniu pozwalającym na zrozumienie treści, zwykle potrzebny jest tłumacz (dla zachowania pewności, że oświadczenie jest świadome i swobodne).

Koszty: taksa, podatki, opłaty

W typowych sprawach pojawiają się trzy grupy kosztów:

• wynagrodzenie notariusza (taksa notarialna) – w granicach stawek określonych przepisami,
• podatki (jeśli dana czynność je wywołuje),
• opłaty sądowe (np. za wpis do księgi wieczystej) i koszty wypisów.

Zakończenie

„Czynność notarialna" to pojęcie szerokie: obejmuje zarówno akty notarialne (najbardziej rozbudowaną formę), jak i poświadczenia, protokoły, depozyty, czynności spadkowe czy niektóre działania o charakterze dowodowym. Wspólnym celem jest zwiększenie pewności obrotu prawnego: jasna identyfikacja stron, formalna poprawność, urzędowa moc dokumentu i przewidywalny tryb działania.