„Kopia notarialna", czyli poświadczenie zgodności odpisu z oryginałem: sens, zastosowania i ograniczenia

Czym jest poświadczenie zgodności odpisu z oryginałem?

Poświadczenie zgodności odpisu z oryginałem (potocznie: „uwierzytelnienie kopii", "kopia notarialna") to czynność notarialna polegająca na tym, że notariusz stwierdza w formie urzędowej, iż przedstawiony odpis (najczęściej kserokopia lub wydruk) jest zgodny z okazanym dokumentem oryginalnym.

W praktyce wygląda to tak, że notariusz:

• porównuje odpis z oryginałem dokumentu,
• umieszcza na odpisie klauzulę poświadczeniową,
• opatruje ją podpisem, pieczęcią i wskazuje datę oraz miejsce dokonania czynności.

Istotne rozróżnienie pojęć:

Oryginał – dokument, który ma pierwotną postać (np. oryginalny dyplom, akt notarialny w wypisie, oryginalne pełnomocnictwo).

Odpis – odwzorowanie treści dokumentu (kopia, wydruk, skan wydrukowany na papierze).

Wypis – urzędowy odpis aktu notarialnego sporządzony przez notariusza. Wypis ma szczególny status i zwykle nie wymaga „poświadczania kopii", bo sam w sobie jest dokumentem urzędowym.

Poświadczenie zgodności dotyczy przede wszystkim treści dokumentu i jej wiernego odwzorowania. Nie jest to natomiast „zatwierdzenie" samego dokumentu ani jego skutków prawnych.

Uwaga: Poświadczenie zgodności odpisu z oryginałem to inna czynność niż poświadczenie podpisu. Pierwsze potwierdza, że kopia jest zgodna z oryginałem dokumentu, drugie – że konkretna osoba złożyła podpis w obecności notariusza.

Po co robi się poświadczenie zgodności?

Klienci kancelarii notarialnych najczęściej sięgają po tę czynność z bardzo praktycznych powodów: chcą posługiwać się kopią dokumentu, ale instytucja lub kontrahent oczekuje potwierdzenia, że kopia odpowiada oryginałowi.

Poświadczenie zgodności odpisu z oryginałem bywa wymagane lub przydatne m.in. gdy:

• składa się dokumenty w urzędach, bankach, szkołach, u pracodawcy, u kontrahenta,
• wysyła się dokumenty pocztą i nie chce się ryzykować utraty oryginału,
• działa się przez pełnomocnika i „krążą" dokumenty pomiędzy kilkoma podmiotami,
• dokument jest jedyny, trudny do odtworzenia lub kosztowny w ponownym uzyskaniu.

W skrócie: poświadczenie zwiększa wiarygodność kopii w obrocie, bo pochodzi od osoby zaufania publicznego i ma charakter dokumentu urzędowego w zakresie dokonanej czynności.

Typowe zastosowania w sprawach klientów kancelarii notarialnej

Poniżej przykłady tematów, które często pojawiają się przy okienku notarialnym:

Nieruchomości i kredyty

• kopie dokumentów do banku lub pośrednika (np. zaświadczenia, decyzje administracyjne, dokumenty tożsamości w zakresie dopuszczalnym przez procedury),
• dokumenty związane z lokalem lub działką (np. umowy, protokoły, korespondencja).

Sprawy firmowe i rejestrowe

• dokumenty do procedur przetargowych, umów handlowych, compliance,
• dokumenty wspólników i członków organów (np. uchwały, oświadczenia) – gdy kontrahent żąda kopii z urzędowym potwierdzeniem zgodności.

Wykształcenie i kwalifikacje

• dyplomy, świadectwa, certyfikaty – szczególnie gdy składa się dokumenty do pracodawcy lub w postępowaniach kwalifikacyjnych i nie chce się oddawać oryginału.

Co dokładnie potwierdza notariusz – a czego nie?

To punkt, który bywa źródłem nieporozumień.

Co jest potwierdzane?

Notariusz potwierdza, że:

• okazany odpis odpowiada okazanemu oryginałowi,
• w odpisie nie brakuje stron lub fragmentów (o ile zostały przedstawione),
• odpis wiernie odzwierciedla treść (w tym pieczęcie, podpisy, adnotacje – w zakresie widocznym na kopii).

Czego notariusz nie potwierdza?

Poświadczenie zgodności nie oznacza, że:

• dokument jest „prawdziwy" w sensie materialnym (np. że podpis na oryginale na pewno złożyła dana osoba),
• dokument jest ważny lub skuteczny prawnie,
• treść dokumentu jest zgodna z rzeczywistością,
• dokument nie został sporządzony wadliwie.

Innymi słowy: notariusz nie dokonuje „weryfikacji merytorycznej" treści dokumentu, a jedynie urzędowo potwierdza zgodność kopii z tym, co mu okazano.

Ograniczenia: kiedy poświadczenie może nie wystarczyć albo nie być możliwe?

Brak oryginału

Zasadą jest, że do poświadczenia zgodności trzeba okazać oryginał (lub dokument mający równoważny status, np. wypis aktu notarialnego). Jeżeli ktoś dysponuje tylko skanem w e-mailu, sama jego wydrukowana kopia zwykle nie spełnia tego wymogu.

Dokument elektroniczny

Coraz więcej dokumentów istnieje wyłącznie w formie elektronicznej (np. w systemach urzędowych). Wtedy pojawia się pytanie, co jest „oryginałem" oraz jak udowodnić jego autentyczność. W praktyce znaczenie mają:

• kwalifikowany podpis elektroniczny,
• pieczęć elektroniczna,
• mechanizmy weryfikacji (np. kody weryfikacyjne, dostęp do rejestru).

Nie każdy wydruk dokumentu elektronicznego jest traktowany jak oryginał. Zależnie od typu dokumentu stosuje się różne ścieżki (np. uzyskanie urzędowego wydruku, zaświadczenia, dokumentu w innej formie). To typowy temat konsultacyjny w kancelarii – głównie techniczno-formalny, niekiedy zależny od instytucji, do której dokument ma trafić.

Wymogi „specjalne" odbiorcy dokumentów

Czasem instytucja nie oczekuje poświadczenia zgodności kopii, tylko:

• oryginału, albo
• wypisu (np. aktu notarialnego), albo
• dokumentu w konkretnej formie (np. z apostille/legalizacją przy obrocie międzynarodowym).

W takich sytuacjach poświadczenie zgodności może być formalnie poprawne, ale praktycznie nieprzydatne – bo nie spełnia wymagań odbiorcy.

Brak poświadczenia „na przyszłość"

Poświadczenie dotyczy konkretnej kopii i konkretnego momentu. Jeśli później ktoś zmieni treść dokumentu lub okaże się, że dokument był wadliwy, poświadczenie nie „naprawia" tego i nie zastępuje innych procedur.

Jak wygląda czynność w kancelarii – czego można się spodziewać?

Z perspektywy klienta przebieg jest zwykle prosty:

1. Przynosi się oryginał dokumentu.
2. Przynosi się gotową kopię albo kancelaria wykonuje odpis na miejscu (zależnie od organizacji pracy).
3. Notariusz porównuje dokumenty i sporządza klauzulę poświadczającą.
4. Klient otrzymuje poświadczony odpis.

W praktyce warto zadbać o:

• komplet stron (wszystkie strony dokumentu, także puste, jeśli mają znaczenie dla ciągłości),
• czytelność kopii,
• informację, ile egzemplarzy poświadczonych kopii będzie potrzebnych (często instytucje proszą o 2–3 sztuki).

Najczęstsze pytania klientów

Czy poświadczona kopia „zastępuje" oryginał?

W wielu sytuacjach jest akceptowana w obrocie, ale to zależy od przepisów i wymogów konkretnej instytucji. Poświadczenie zgodności nie czyni z kopii „oryginału" – nadaje jej urzędowe potwierdzenie zgodności z okazanym dokumentem.

Czy można poświadczyć tylko fragment dokumentu?

Zdarza się, że klient potrzebuje tylko wybranych stron. Bywa to możliwe, ale ważne jest, by odbiorca zaakceptował taką formę. Czasem kluczowa jest kompletność (np. wszystkie strony umowy wraz z załącznikami).

Czy notariusz sprawdza, czy dokument jest ważny?

Nie w tym trybie. Poświadczenie zgodności nie jest badaniem ważności czy skuteczności dokumentu, tylko stwierdzeniem zgodności kopii z okazanym dokumentem.

Podsumowanie: kiedy poświadczenie ma sens, a kiedy trzeba czegoś innego?

Poświadczenie zgodności odpisu z oryginałem jest praktycznym narzędziem, gdy:

• chcesz bezpiecznie posługiwać się kopią zamiast oryginału,
• instytucja oczekuje urzędowego potwierdzenia zgodności,
• zależy Ci na sprawnym, formalnym uporządkowaniu dokumentów.

Ma swoje ograniczenia, zwłaszcza gdy:

• nie masz oryginału,
• dokument istnieje wyłącznie elektronicznie i nie ma jasnej ścieżki weryfikacji,
• odbiorca wymaga innej formy (np. wypisu, legalizacji, apostille, oryginału).

---

Potrzebujesz poświadczenia zgodności kopii? Skontaktuj się z naszą kancelarią, aby sprawdzić, czy Twój dokument spełnia wymogi lub umówić termin wizyty.