Poświadczenie podpisu u notariusza – na czym polega, ile kosztuje i jak się przygotować?

Notarialne poświadczenie podpisu to jedna z najczęściej dokonywanych czynności w kancelarii notarialnej. Choć wydaje się procedurą prostą i szybką, rządzi się swoimi prawami, o których warto wiedzieć przed wizytą u notariusza. Kiedy wystarczy poświadczenie podpisu, a kiedy konieczny jest akt notarialny? Co w sytuacji, gdy osoba nie może się podpisać? Odpowiadamy na najważniejsze pytania.

Na czym polega poświadczenie podpisu?

Istotą tej czynności jest nadanie dokumentowi prywatnemu wiarygodności urzędowej w zakresie tożsamości osoby, która go podpisała. Mówiąc prościej: notariusz jako osoba zaufania publicznego potwierdza, że konkretna osoba złożyła swój podpis na okazanym dokumencie w jego obecności.

Warto przy tym pamiętać o fundamentalnej zasadzie: notariusz poświadcza autentyczność podpisu, a nie weryfikuje prawdziwości faktów zawartych w treści dokumentu. Odpowiedzialność za treść oświadczenia spoczywa na osobie je składającej. Niemniej jednak notariusz może odmówić dokonania czynności, jeśli treść dokumentu jest sprzeczna z prawem, zasadami współżycia społecznego lub jest dla notariusza niezrozumiała.

Jak przebiega wizyta w kancelarii?

Aby czynność była ważna, podpis musi zostać złożony w obecności notariusza. Nie można przynieść do kancelarii dokumentu podpisanego wcześniej w domu – chyba że osoba ta uzna w obecności notariusza wcześniej złożony podpis za własny.

Do dokonania czynności niezbędne jest:

1. Osobiste stawiennictwo osoby podpisującej.
2. Wylegitymowanie się ważnym dokumentem tożsamości (dowód osobisty lub paszport). Aplikacja mObywatel jest honorowana, jednak zaleca się posiadanie fizycznego dokumentu.

Sytuacje szczególne: Gdy złożenie podpisu jest niemożliwe

Zdarzają się sytuacje losowe, w których osoba chcąca dokonać czynności prawnej nie może się podpisać (np. z powodu choroby, niedowładu rąk, niepełnosprawności lub analfabetyzmu). Czy taka osoba może skorzystać z usług notariusza?

Tak. Prawo o notariacie przewiduje w takim przypadku specjalną procedurę. Osoba ta, zamiast podpisu, składa na dokumencie tuszowy odcisk palca. W sytuacji, gdy zamiast własnoręcznego podpisu złożony zostaje tuszowy odcisk palca, notariusz może poprosić, aby przy czynności tej obecna była osoba trzecia, która obok tuszowego odcisku palca wpisze imię i nazwisko osoby składającej oświadczenie. Następnie notariusz czyni wzmiankę o przyczynie niemożności złożenia podpisu własnoręcznego. Taki dokument ma pełną moc prawną.

Kto przygotowuje dokument i czy zostaje on w kancelarii?

Co do zasady, przy czynności poświadczenia podpisu, dokument przygotowuje Klient we własnym zakresie. Notariusz nie redaguje jego treści, a jedynie składa na nim klauzulę poświadczeniową. Istnieją jednak wyjątki od tej reguły, a kancelarie często oferują pomoc w zredagowaniu pism o charakterze prawnym.

Ważna różnica względem aktów notarialnych: Klienci często pytają, czy notariusz zachowuje kopię podpisanego dokumentu. Odpowiedź brzmi: nie. Przy poświadczeniu podpisu notariusz odnotowuje fakt dokonania czynności w repertorium, ale nie zatrzymuje treści dokumentu w swoim archiwum. Oryginał zabiera Klient. Należy o tym pamiętać i dbać o dokument, ponieważ w razie jego zgubienia kancelaria nie będzie posiadała jego odpisu.

Wskazówka dla dokumentów zagranicznych: Jeżeli dokument ma wywołać skutki prawne za granicą, najlepiej przygotować go w formie dwujęzycznej (np. polsko-angielskiej). Treść musi być zrozumiała dla notariusza, a forma dwuszpaltowa ułatwia urzędnikom w innym kraju odczytanie oświadczenia.

Kiedy najczęściej stosuje się poświadczenie podpisu?

Katalog spraw jest szeroki. Do najpopularniejszych należą:

• Najem okazjonalny – oświadczenie właściciela lokalu o wyrażeniu zgody na zamieszkanie najemcy (obowiązkowy załącznik do umowy najmu okazjonalnego),
• Zbycie udziałów w spółce z o.o. (umowa zbycia udziałów z podpisami notarialnie poświadczonymi),
• Wzory podpisów do banków lub KRS,
• Zgoda rodziców na wyjazd dziecka za granicę pod opieką osoby trzeciej,
• Dokumenty do ksiąg wieczystych, w tym zgoda na wykreślenie hipoteki,
• Wpis roszczenia o przeniesienie hipoteki na opróżnione miejsce hipoteczne,
• Różnego rodzaju oświadczenia i dokumenty bankowe.

Ile to kosztuje?

Koszty notarialne są regulowane przez odpowiednie rozporządzenie. W przypadku poświadczenia podpisu zależą one od tego, czy dokument zawiera oznaczoną kwotę pieniężną.

1. Standardowy dokument (bez kwoty): Koszt wynosi 1/10 stawki minimalnego wynagrodzenia za czynność, co przekłada się na 24,60 zł brutto za każdy podpis.
2. Dokument z oznaczoną sumą pieniężną: Jeżeli w treści dokumentu wskazana jest konkretna kwota (np. przy poświadczeniu podpisu na umowie pożyczki czy zbycia udziałów), taksa notarialna jest wyliczana na podstawie tej wartości. Przepisy wprowadzają jednak górny limit – koszt nie może przekroczyć 369 zł brutto za jeden podpis.

Uwaga! Kiedy sam podpis nie wystarczy?

To najważniejsza kwestia prawna, o której należy pamiętać. Niektóre czynności prawne pod rygorem nieważności wymagają formy aktu notarialnego, a nie tylko poświadczenia podpisu pod dokumentem prywatnym.

Zwykłe poświadczenie podpisu nie będzie skuteczne m.in. w przypadku:

• Pełnomocnictwa do zbycia lub nabycia nieruchomości,
• Pełnomocnictwa do odrzucenia spadku,
• Umowy sprzedaży nieruchomości (działki, mieszkania),
• Oświadczenia o poddaniu się egzekucji (rygor egzekucji wprost z aktu).

Rolą notariusza jest czuwanie nad bezpieczeństwem obrotu prawnego. Dlatego przed dokonaniem poświadczenia, notariusz bada treść dokumentu. Jeżeli wynika z niej, że dana czynność wymaga formy aktu notarialnego, notariusz poinformuje o tym strony i wstrzyma się od poświadczenia podpisu, proponując sporządzenie odpowiedniego aktu.

---

Planujesz wizytę w celu poświadczenia podpisu? Skontaktuj się z naszą kancelarią, aby upewnić się, czy Twój dokument jest poprawnie przygotowany lub umówić termin wizyty.