Zastępca notarialny – kim jest i jakie czynności może wykonywać w kancelarii?

Klienci kancelarii notarialnych niekiedy spotykają się z sytuacją, w której akt notarialny odczytuje i podpisuje nie notariusz, lecz osoba przedstawiająca się jako zastępca notarialny. Rodzi to naturalne pytania: czy taki dokument ma pełną moc prawną, czy trzeba czekać na powrót notariusza i kto odpowiada za prawidłowość czynności. Wątpliwości pogłębia zbieżność nazw – „zastępca notarialny" bywa mylony z aplikantem notarialnym albo z pracownikiem sekretariatu.

Poniższy artykuł wyjaśnia, kim jest zastępca notarialny w rozumieniu ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie, na jakiej podstawie może dokonywać czynności notarialnych, jaki jest zakres jego uprawnień oraz jakie skutki ma dokonana przez niego czynność. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej w indywidualnej sprawie.

Kim jest zastępca notarialny?

Zastępcą notarialnym jest osoba, która uzyskała pozytywny wynik egzaminu notarialnego i złożyła ślubowanie. Egzamin ten poprzedza z reguły odbycie aplikacji notarialnej, choć ustawa dopuszcza także inne drogi uzyskania prawa do złożenia egzaminu.

Uzyskanie statusu zastępcy notarialnego przebiega według ściśle określonej procedury (art. 76 Prawa o notariacie):

1. Zaświadczenie: Minister Sprawiedliwości, po ustaleniu wyników egzaminu notarialnego, wydaje zaświadczenie o uzyskaniu statusu zastępcy notarialnego.
2. Ślubowanie: ślubowanie odbiera prezes rady izby notarialnej właściwej dla miejsca zamieszkania danej osoby.
3. Wpis do wykazu: prezes rady wpisuje zastępcę notarialnego do wykazu zastępców notarialnych prowadzonego przez tę izbę.

Wykaz jest prowadzony przez samorząd notarialny, a rada izby skreśla z niego zastępcę notarialnego m.in. na jego wniosek, w razie powołania go na stanowisko notariusza albo w razie orzeczenia kary dyscyplinarnej skreślenia z wykazu.

Instytucja zastępcy notarialnego funkcjonuje w polskim notariacie od 2013 r. i zastąpiła wcześniejszą asesurę notarialną. Zastępca notarialny nie prowadzi własnej kancelarii i nie ma własnej siedziby – działa w kancelarii notariusza, przy czym ustawa nie uzależnia powołania na stanowisko notariusza od wcześniejszego przepracowania określonego okresu w tym charakterze. W praktyce jest to jednak typowy etap drogi zawodowej notariusza.

Zastępca notarialny, aplikant notarialny, notariusz – trzy różne statusy

Rozróżnienie tych trzech pojęć ma bezpośredni wpływ na to, jakie czynności notarialne dana osoba może wykonać.

• Notariusz – powołany przez Ministra Sprawiedliwości, prowadzi kancelarię w wyznaczonej siedzibie i dokonuje wszystkich czynności notarialnych we własnym imieniu.
• Zastępca notarialny – zdał egzamin notarialny, lecz nie został (jeszcze) powołany na notariusza. Może dokonywać czynności notarialnych, jednak zawsze na podstawie upoważnienia notariusza albo wyznaczonego zastępstwa.
• Aplikant notarialny – odbywa dopiero szkolenie zawodowe. Notariusz może upoważnić aplikanta, który odbył co najmniej dwa lata i sześć miesięcy aplikacji oraz uzyskał pozytywny wynik kolokwium, wyłącznie do wąsko określonego katalogu czynności: sporządzania poświadczeń (np. własnoręczności podpisu albo zgodności odpisu z okazanym dokumentem), spisywania protokołów, sporządzania wypisów, odpisów i wyciągów dokumentów oraz projektów aktów i innych dokumentów (art. 22a Prawa o notariacie). Aplikant nie może zatem sporządzić aktu notarialnego.

Podstawowa różnica między zastępcą notarialnym a aplikantem polega więc na zakresie: ustawa nie ogranicza katalogu czynności, do których notariusz może upoważnić zastępcę notarialnego.

Na jakiej podstawie zastępca notarialny działa?

Zastępca notarialny nigdy nie działa „z samego faktu" wpisania do wykazu. Zawsze potrzebna jest jedna z trzech podstaw, a każda z nich wyznacza inny zakres uprawnień.

1. Upoważnienie udzielone przez notariusza

Notariusz może upoważnić zastępcę notarialnego zatrudnionego w swojej kancelarii do wykonywania czynności notarialnych w sytuacjach innych niż zastępstwo z powodu nieobecności (art. 76a Prawa o notariacie). Jest to podstawa najczęściej spotykana w praktyce: notariusz jest obecny w kancelarii i wykonuje swoje obowiązki, a równolegle upoważniony zastępca notarialny dokonuje czynności z klientami.

Ustawa nie zawiera w tym przypadku zamkniętego katalogu czynności. Oznacza to, że upoważnienie może obejmować również sporządzanie aktów notarialnych – w granicach wskazanych w treści upoważnienia.

2. Zastępstwo wyznaczone przez notariusza na czas jego nieobecności

Jeżeli notariusz nie może pełnić swoich obowiązków (urlop, choroba, inne przewidziane okoliczności), wyznacza na ten czas zastępstwo (art. 21 § 1 Prawa o notariacie). Zastępstwo może objąć zastępcę notarialnego zatrudnionego w jego kancelarii lub notariusza z kancelarii prowadzonej wspólnie, o czym notariusz informuje prezesa rady właściwej izby. Możliwe jest także wyznaczenie zastępcy notarialnego z wykazu izby albo notariusza mającego siedzibę w tej izbie – wówczas w porozumieniu z prezesem rady. Do zastępstwa może zostać wyznaczony również notariusz emerytowany.

W tym trybie zastępca notarialny pełni obowiązki notariusza, a zakres czynności nie jest ustawowo zawężony – kancelaria może więc pracować normalnie w czasie nieobecności notariusza.

3. Zastępstwo wyznaczone przez organy samorządu notarialnego

Ustawa przewiduje także dwie sytuacje, w których zastępstwo wyznaczają organy izby notarialnej, a zakres czynności jest wyraźnie ograniczony:

• Nieobecność z przyczyn nieprzewidzianych – jeżeli notariusz nie wyznaczył zastępstwa, wyznacza je prezes rady właściwej izby notarialnej (art. 21 § 3).
• Zaprzestanie prowadzenia kancelarii z przyczyn innych niż śmierć notariusza (np. odwołanie, przejście w stan spoczynku) albo zawieszenie notariusza w czynnościach – wówczas rada izby notarialnej wyznacza czasowo zastępstwo spośród zastępców notarialnych, notariuszy albo notariuszy emerytowanych danej izby (art. 22).

W obu przypadkach zastępstwo obejmuje wyłącznie prowadzenie rejestrów akcjonariuszy prostych spółek akcyjnych, sporządzanie wypisów, odpisów i wyciągów dokumentów oraz wydawanie przyjętych na przechowanie pieniędzy, papierów wartościowych, dokumentów i danych na informatycznym nośniku danych – a zatem także wydanie środków złożonych do depozytu notarialnego.

Z perspektywy klienta jest to informacja istotna w bardzo konkretnej sytuacji: jeżeli kancelaria, w której sporządzono akt notarialny, zakończyła działalność, wypis tego aktu wydaje osoba wyznaczona do zastępstwa – nie można natomiast oczekiwać, że dokona ona nowej czynności, np. sporządzi kolejny akt notarialny.

Forma upoważnienia i nadzór nad jego udzieleniem

Upoważnienie nie jest ustaleniem wewnętrznym kancelarii. Ustawa wymaga zachowania formy i trybu informacyjnego (przepisy o upoważnieniu aplikanta stosuje się tu odpowiednio):

1. Forma pisemna i czas określony: upoważnienie udziela się w formie pisemnej, na czas oznaczony, ze wskazaniem czynności notarialnych objętych upoważnieniem.
2. Zawiadomienie organów: o udzieleniu upoważnienia notariusz niezwłocznie zawiadamia prezesa rady właściwej izby notarialnej, Ministra Sprawiedliwości oraz prezesa właściwego sądu apelacyjnego, przesyłając odpis upoważnienia.

Rozwiązanie to oznacza, że działanie zastępcy notarialnego jest objęte tym samym nadzorem, co działalność notariusza – nie jest to prywatne, nieujawnione powierzenie obowiązków.

Skutki prawne czynności dokonanej przez zastępcę notarialnego

To pytanie najczęściej zadają klienci kancelarii. Odpowiedź jest jednoznaczna: czynność dokonana przez zastępcę notarialnego działającego w granicach upoważnienia lub wyznaczonego zastępstwa wywołuje takie same skutki prawne, jak czynność dokonana osobiście przez notariusza.

W praktyce oznacza to, że:

• akt notarialny sporządzony przez zastępcę notarialnego ma charakter dokumentu urzędowego i zachowuje pełną moc dowodową;
• forma aktu notarialnego wymagana pod rygorem nieważności (np. przy przeniesieniu własności nieruchomości) jest zachowana;
• dokumentacja czynności pozostaje w kancelarii, w której czynność została dokonana, a czynność jest ujęta w prowadzonym dla tej kancelarii repertorium – tam też należy zwracać się po wypisy;
• koszty się nie zmieniają – wysokość taksy notarialnej wynika z rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości i jest niezależna od tego, czy czynności dokonuje notariusz, czy upoważniony zastępca notarialny.

Osoba dokonująca czynności jest przy tym wskazana w treści dokumentu, wraz z oznaczeniem kancelarii, w której czynność została dokonana. Klient nie musi więc weryfikować tej okoliczności w żadnym rejestrze – wynika ona bezpośrednio z otrzymanego wypisu.

Te same obowiązki ustawowe

Zastępca notarialny dokonujący czynności notarialnej jest związany takimi samymi obowiązkami jak notariusz. Dotyczy to w szczególności:

• bezstronności i obowiązku czuwania nad należytym zabezpieczeniem praw i interesów stron oraz innych osób, dla których czynność może powodować skutki prawne;
• weryfikacji tożsamości osób biorących udział w czynności;
• odczytania dokumentu i wyjaśnienia jego treści w sposób zrozumiały dla stron;
• odmowy dokonania czynności sprzecznej z prawem;
• obowiązkowych sprawdzeń w rejestrach – w tym weryfikacji, czy numer PESEL uczestnika czynności nie jest zastrzeżony (zobacz: zastrzeżony PESEL a wizyta u notariusza).

Z punktu widzenia standardu obsługi klienta nie ma zatem różnicy między czynnością dokonywaną przez notariusza a czynnością dokonywaną przez upoważnionego zastępcę notarialnego.

Odpowiedzialność za czynność

Konstrukcja odpowiedzialności została ukształtowana w sposób chroniący klienta kancelarii.

Odpowiedzialność odszkodowawcza. Notariusz odpowiada za szkodę wyrządzoną przy wykonywaniu czynności notarialnych na zasadach określonych w Kodeksie cywilnym, z uwzględnieniem szczególnej staranności, do jakiej jest zobowiązany (art. 49 Prawa o notariacie). W przypadku czynności dokonywanych na podstawie upoważnienia to notariusz ponosi odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną przez upoważnioną osobę. Dodatkowym zabezpieczeniem jest obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej notariusza.

Odpowiedzialność dyscyplinarna. Zastępcy notarialni podlegają odpowiedzialności dyscyplinarnej na zasadach przewidzianych dla notariuszy, z odrębnościami dotyczącymi katalogu kar – najsurowszą z nich jest skreślenie z wykazu zastępców notarialnych (art. 78 Prawa o notariacie).

Klient nie musi więc ustalać, czy roszczenie skierować przeciwko notariuszowi, czy przeciwko zastępcy – ciężar odpowiedzialności majątkowej pozostaje po stronie notariusza prowadzącego kancelarię.

Podsumowanie

Zastępca notarialny to prawnik z pełnymi kwalifikacjami zawodowymi: po egzaminie notarialnym i po ślubowaniu, wpisany do wykazu prowadzonego przez izbę notarialną i objęty odpowiedzialnością dyscyplinarną. Nie prowadzi własnej kancelarii, lecz na podstawie upoważnienia notariusza może dokonywać czynności notarialnych – włącznie ze sporządzaniem aktów notarialnych – a w razie nieobecności notariusza może pełnić jego obowiązki, dzięki czemu kancelaria zachowuje ciągłość pracy.

Dla klienta praktyczny wniosek jest prosty: dokument sporządzony przez upoważnionego zastępcę notarialnego jest tak samo skuteczny i tak samo kosztuje, jak dokument sporządzony osobiście przez notariusza, a odpowiedzialność za prawidłowość czynności spoczywa na notariuszu prowadzącym kancelarię. Odrębnie należy traktować jedynie zastępstwa wyznaczane przez organy samorządu notarialnego w sytuacjach nagłych lub po zakończeniu działalności kancelarii – tam ustawa ogranicza zakres czynności do wydawania dokumentów i depozytów.