Zastrzeżony PESEL a wizyta u notariusza – o czym musisz pamiętać przed podpisaniem aktu?

Rejestr Zastrzeżeń Numerów PESEL na stałe wpisał się w polski obrót prawny jako istotne narzędzie ochrony przed kradzieżą tożsamości i wyłudzeniami. Możliwość zablokowania swojego numeru PESEL chroni obywateli przed zaciągnięciem na ich nazwisko niechcianego zobowiązania. Należy jednak pamiętać, że instytucja ta ma bezpośredni wpływ na sprawność dokonywania czynności w kancelariach notarialnych. Brak odpowiedniego przygotowania do wizyty może skutkować brakiem możliwości podpisania aktu notarialnego.

Poniższy artykuł wyjaśnia, w jakich sytuacjach notariusz weryfikuje status numeru PESEL, jakie są skutki jego zastrzeżenia oraz jak należy postąpić przed przystąpieniem do czynności notarialnej.

Ustawowy obowiązek notariusza – kiedy weryfikacja jest konieczna?

Zgodnie z ustawą Prawo o notariacie, notariusz ma bezwzględny obowiązek weryfikacji w Rejestrze Zastrzeżeń Numerów PESEL statusu numeru PESEL osób fizycznych biorących udział w czynności. Obowiązek ten nie dotyczy każdego dokumentu sporządzanego w kancelarii, lecz jest ściśle przypisany do kategorii czynności o najwyższym ciężarze gatunkowym.

Weryfikacja jest obligatoryjna w przypadku sporządzania aktów notarialnych obejmujących między innymi:

1. nabycie, zbycie nieruchomości lub udziału w nieruchomości, prawa użytkowania wieczystego, spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu lub udziału w nich;
2. obciążenie nieruchomości lub udziału w nieruchomości, prawa użytkowania wieczystego, spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu lub udziału w nich, np. ustanowienie ograniczonego prawa rzeczowego – obejmuje to w szczególności ustanowienie hipoteki na nieruchomości (np. przy umowie kredytowej) oraz ustanowienie służebności (np. służebności przesyłu lub służebności osobistej mieszkania);
3. sporządzenie pełnomocnictwa do nabycia, zbycia lub obciążenia nieruchomości lub udziału w nieruchomości, prawa użytkowania wieczystego, spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu lub udziału w nich.

Weryfikacja dokonywana jest w systemie teleinformatycznym w czasie rzeczywistym, bezpośrednio przed dokonaniem czynności notarialnej.

Dodatkowo notariusz przed dokonaniem czynności notarialnej innej niż opisana wyżej może zweryfikować, czy numer PESEL klienta jest zastrzeżony i odmówić dokonania tej czynności, jeżeli numer PESEL co najmniej jednej z osób biorących udział w tej czynności jest zastrzeżony w rejestrze.

Skutki zastrzeżenia numeru PESEL w momencie podpisania aktu

Precyzja przepisów w tym zakresie nie pozostawia miejsca na interpretację. Jeżeli w momencie sprawdzania rejestru przez notariusza numer PESEL strony (np. sprzedającego, kupującego, darczyńcy, obdarowanego lub mocodawcy) widnieje jako zastrzeżony, notariusz ma obowiązek odmówić dokonania czynności notarialnej.

Oznacza to, że do momentu zmiany statusu w rejestrze akt notarialny nie może zostać skutecznie podpisany. Ustawodawca wprowadził ten mechanizm celowo – jako bezpiecznik gwarantujący, że nikt nie posługuje się skradzioną tożsamością w celu zbycia cudzego majątku.

Jak przygotować się do wizyty w kancelarii?

Aby uniknąć odmowy dokonania czynności notarialnej, klient kancelarii powinien upewnić się, że jego numer PESEL nie jest zastrzeżony na czas wizyty u notariusza. Proces ten określa się mianem cofnięcia zastrzeżenia numeru PESEL.

Procedura ta jest szybka i można jej dokonać na kilka sposobów:

• Elektronicznie (najszybsza metoda): za pomocą aplikacji mobilnej mObywatel lub przez stronę internetową obywatel.gov.pl (wymagane jest uwierzytelnienie za pomocą Profilu Zaufanego, e-dowodu lub bankowości elektronicznej).
• Stacjonarnie: osobiście w dowolnym urzędzie gminy.

Kluczowe zalecenia praktyczne

1. Czas cofnięcia zastrzeżenia: Zmiana statusu w rejestrze następuje natychmiastowo. Z punktu widzenia płynności procedury notarialnej, optymalnym rozwiązaniem jest cofnięcie zastrzeżenia rano w dniu planowanej czynności lub bezpośrednio w poczekalni kancelarii, tuż przed wejściem na odczytanie aktu notarialnego.

2. Ponowne zastrzeżenie: Po dokonaniu czynności (złożeniu podpisów przez strony i notariusza) klient może ponownie zastrzec swój numer PESEL. Nie wpływa to na ważność ani skuteczność nowo podpisanego aktu notarialnego.

Podsumowanie

Instytucja zastrzeżonego numeru PESEL to fundamentalny element ochrony bezpieczeństwa obrotu prawnego. Z perspektywy klienta kancelarii notarialnej wymaga ona jedynie minimalnej aktywności – chwilowego cofnięcia zastrzeżenia w aplikacji lub portalu rządowym na czas odczytywania i podpisywania dokumentów. Świadomość tego obowiązku pozwala uniknąć komplikacji i stresu związanego z przymusową odmową dokonania czynności przez notariusza.